“Afgelopen week heb ik met mijn vuist op tafel geslagen. Sommige teamleden vielen van schrik acuut stil… Mijn team grijpt iedere kans aan om het ‘wel en wee’ van de week tot in detail met elkaar te delen. Het werkoverleg loopt, ook nu online, altijd uit. Zelden krijgen we de agenda af. Een punt van irritatie en niet alleen bij mij. Als ik het aankaart, is bijna iedereen het met me eens dat dit anders moet. Maar er verandert helemaal niets.
Tot mijn verbazing waren er ook een aantal mensen opgelucht na mijn actie. Toen dacht ik: als je dit eindeloze gepraat ook niet fijn vindt, waarom doe je er dan aan mee? Waarom zeg je dan zelf niet: genoeg gekletst, wat staat er op de agenda? Dat heb ik maar niet hardop gezegd. Ik heb er een negatief gevoel aan overgehouden…”
Teamleider Frank (niet zijn echte naam) deelt zijn ervaring tijdens de Masterclass Online Verbinden en Soepel Samenwerken. Misschien herken je dat je team graag afdwaalt van de agenda. Of de frustratie, omdat wat je ook probeert om de communicatie in je team bij te sturen, er weinig tot niets verandert.
Schiet jouw team ook wel eens in een ‘groef’? Dan kun je het patroon in de onderlinge communicatie uittekenen, omdat het iedere keer hetzelfde loopt. Sommige patronen waardeer je, ze maken je team bijzonder. Andere (zoals ja-zeggen-en-nee-doen, besluitvorming vertragen, je niet uitspreken, etc) zijn minder effectief.
Wat is de gang van zaken in jouw team, waar jij je als leidinggevende innerlijk over opwindt? Omdat het ten koste gaat van het resultaat, de sfeer of effectiviteit? Wat is het patroon in jullie teaminteractie waardoor jij de energie weg voelt stromen? Je teleurgesteld of in stilte pissig bent? Of je op sommige momenten de moed in je schoenen zakt? Omdat je al op allerlei manieren hebt geprobeerd om dit punt aan te pakken. Maar dit enorm hardnekkig blijkt.
Laat me je geruststellen. Elke leider die een team aanstuurt, gaat er zo nu en dan doorheen. Inclusief ikzelf. Ook in hele succesvolle en goedlopende teams, waar het allemaal ‘als vanzelf’ lijkt te gaan, speelt dit.
Samenwerken is mensenwerk. En mensen zijn nu eenmaal emotionele wezens. Achter onze schermen worden we continue getriggerd in wat we denken en voelen. Die emoties leiden weer tot gedrag en acties. Sommige zijn effectief, andere minder. Tel daarbij op de druk van tijd, stress, zorgen en (vaak onuitgesproken) verwachtingen die spelen. Et voila, ieder teamlid schiet in zijn groef. En patronen in de teamsamenwerking zijn een feit. Online zijn ze verassend hetzelfde als offline.
Wat succesvolle teams dan anders doen? Ze hebben een manier gevonden om die patronen op tijd te herkennen. Én te doorbreken.
Het mooiste is als je team zelf inziet dat het anders moet. Want als leidinggevende verwacht je, dat elke professional verantwoordelijkheid neemt voor zijn eigen gedrag. En dat als zaken niet soepel lopen of onderling irriteren, teamleden dit oplossen met elkaar.
Alleen heb je misschien gemerkt, dat je soms een lange adem nodig hebt. Sorry to break it for you: als een team al een poosje in zo’n ‘ineffectieve groef’ zit, dan is de kans nihil dat het initiatief om dit te doorbreken uit het team zelf komt.
Waarom dat zo is? Dat heeft alles te maken met de groepsdynamiek. In het voorbeeld van Frank is het vele gepraat een ‘vluchtroute’ om het echte gesprek over werk met elkaar uit de weg te gaan. Als Frank dan roept dat ‘het anders moet’, is dat een makkelijke en welkome uitweg om daar ‘Eens’ op te zeggen. Want een goed en open gesprek over de echte issues in het werk en de interactie, lijken hier mee van de baan.
Alles blijft zo bij het oude. Feitelijk is er immers niets veranderd. Die groef is er nog steeds. Het team is nog niet doordrongen van de impact van hun gedrag. Onderlinge verwachtingen zijn niet echt uitgesproken. Er zijn geen duidelijke afspraken gemaakt hoe dit voortaan precies anders te doen. Als Frank het patroon echt wil doorbreken, heeft hij hier nog iets in te doen.
Als je leider hierin niet de lead neemt, op een manier waarbij je je hele team meeneemt, wie gaat het dan doen? Hoe ga je het voor elkaar krijgen, dat elk teamlid zich verantwoordelijk voelt voor de gang van zaken in het team? Zodat jij niet de enige bent, die dit belangrijk vindt.
Ja, het vraagt moed. Moed, om de lead te pakken. Vertrouwen dat je hier op een goede manier samen uitkomt. En een aantal basis-communicatievaardigheden, zodat je een openhartig teamgesprek kan voeren met elkaar, zonder dat er relaties beschadigen.
Utopie? Je hebt immers al zoveel geprobeerd. Nee, dit is echt voor bijna elk team weggelegd! Want ook jouw mensen werken het liefst in een team waar ze het gevoel hebben bij te horen en trots op zijn. Waar ze positieve energie ervaren en kunnen bijdragen aan het realiseren van mooie doelen samen. Ook dat is een menselijke behoefte.
Dus verlang jij ernaar om je team uit die groef en in beweging te krijgen?
Ik geef je 3 bewezen stappen, waarmee je vandaag nog kunt starten.
- Begin bij het eind.
Realiseer je dat, hoe je team nu opereert het resultaat is van ervaringen uit het verleden, van de huidige omstandigheden, van (grotendeels onbewuste) reactieve patronen. Ook al heb je als leidinggevende voor je gevoel al van alles geprobeerd, de huidige teamsituatie zegt niets over wat er mogelijk is! Elk team kan groeien, ontwikkelen naar een meer volwassen teamfase. Ook jouw team kan die teamvaardigheden leren. Het is een kwestie van heldere focus, de goede snaren raken, de juiste stappen zetten. Stel je eens voor dat dat gelukt is! Dat het team dat je aanstuurt weer effectief communiceert en soepel samenwerkt! Wat loopt er dan anders? Wat wordt er dan mogelijk? Wat betekent dit voor jou? Schrijf dat eens op. De vraag is nu: Ga jij hiervoor? Of niet? - Ben je bewust van je eigen leiderschaps-groef.
Jouw team maakt ook bij jou als leider bepaalde patronen in denken en doen los. Gedachtes die jou soms in de weg zitten om alle kansen te blijven zien en groter te denken. Die je acties en handelen bepalen. Waardoor je bv die stilte uit de weg gaat, niet 100% voor je visie durft te gaan of twijfelt om hulp te organiseren. Als leider is het cruciaal om je eigen saboterende gedachtes te herkennen en te leren managen. Gedachtes als:
“Wat denken ze van me als ik …?”
“Dat kost teveel tijd, is te complex.”
“Kan ik het wel maken om x of y te doen?”
“Hier maak ik mezelf niet populair mee.”
Welke gedachte weerhoudt jou ervan om echt de lead te pakken en je team naar betere samenwerking te leiden?
- Kies een neutraal moment. En neem gezamenlijk een besluit.
In de heat-of-the-moment, als je samen midden in de teleurstelling of irritatie zit, is het lastig om dit constructief te bespreken en te doorbreken. Agendeer het onderwerp teamsamenwerking dus op een ander moment. Beantwoord met je team de vraag: hoe tevreden zijn we met onze communicatie en samenwerking?
Wetende dat jij dit als leidinggevende alleen niet kunt veranderen, is het cruciaal om gezamenlijk een besluit te nemen: Waar gaan we als team voor? Willen we hier tijd en energie in investeren? Zijn we bereid te doen wat nodig is om als team te ontwikkelen, zodat we makkelijker onze resultaten behalen of meer werkplezier ervaren ?
Vanuit dit oogpunt bekeken is het winst en hoopvol dat in Franks team een aantal mensen opgelucht reageerden op het moment dat Frank met zijn vuist op tafel sloeg. Hier zit de wil om te veranderen. Hier zit energie om het hele team in beweging te krijgen! Nu nog moed om dit op een rustig moment met elkaar te bespreken en een gezamenlijk besluit te nemen: gaan we dit samen aan? Of niet?
PS Als je het interessant vindt als ik -vrijblijvend- met je meedenk over de uitdaging binnen jullie MT, plan dan hier een Strategiegesprek in.